Concordare un elenco adatto all’attività
Non esiste un set universale di documenti. Concorda in anticipo con il commercialista cosa serve davvero per il tuo flusso: contabilità corrente, adempimenti, eventuali pratiche straordinarie.
Una base di lavoro utile comprende: fatture emesse e ricevute, contratti pertinenti, prove dei pagamenti, ricevute di trasmissione, corrispondenza fiscale e un elenco delle questioni da chiarire. Definite anche formato e canale di consegna. Evita di inviare credenziali o password, meglio predisporre un accesso delegato quando necessario.
Se ti serve un metodo pratico per organizzare documenti e scadenze, vedi il metodo per organizzare documenti e scadenze.
Riunire fatture e prove dei pagamenti
- Fatture elettroniche: prepara file e metadati. Includi l’identificativo di trasmissione e le ricevute del Sistema di Interscambio, che possono essere di consegna, di impossibilità di consegna o di scarto. Uno scarto significa che la fattura non è stata emessa e va corretta e rinviata (Agenzia delle Entrate, controlli e ricevute SdI, 2026-09-19).
- Fatture ricevute: raccogli i documenti e le eventuali ricevute di ricezione via SdI.
- Prove dei pagamenti: includi estratti conto o ricevute di incasso/pagamento utili al riscontro.
- Riconciliazione: collega preventivo o contratto, prestazione consegnata, dati del cliente, fattura e pagamento. Tieni distinte la data del documento e la data di incasso.
Segnalare le informazioni mancanti
Prepara un piccolo registro di controllo per evitare fraintendimenti. Colonne consigliate: documento, cliente/fornitore, data, riferimento interno o numero, stato di trasmissione, stato del pagamento, punto da chiarire. Indica «manca» quando un pezzo non è disponibile e aggiungi la domanda concreta da porre al commercialista.
Consegnare un insieme leggibile
- Evita doppie versioni: segnala la versione definitiva senza eliminare gli originali e le ricevute da conservare.
- Struttura le cartelle in modo costante, ad esempio: 01_Fatture_emesse, 02_Fatture_ricevute, 03_Pagamenti, 04_Ricevute_SdI, 05_Corrispondenza_fiscale, 06_Da_chiarire. Nomina i file in modo univoco e cercabile.
- Concorda una frequenza di consegna adatta alla tua attività, senza cadenze predefinite.
- Se devi presentare pratiche tramite Registro Imprese/Comunicazione Unica, tieni pronti firma digitale e domicilio digitale/PEC, prerequisiti richiesti per l’invio telematico (Registro Imprese, prerequisiti, 2026-09-19).
- Ricorda: un ordinato archivio di file non equivale alla conservazione a norma. Verifica l’eventuale servizio di conservazione offerto dal software di fatturazione.
