Se lavori con partita IVA in regime forfettario, emettere una fattura non significa soltanto preparare un documento e inviarlo al cliente: il file deve seguire il canale previsto e l’esito della trasmissione va controllato. Anche il trattamento fiscale del regime incide su ciò che scrivi in fattura, ma non trasforma ogni prestazione in un’operazione identica.
Qui trovi i passaggi essenziali per distinguere l’obbligo elettronico dalle situazioni particolari, predisporre la fattura, gestire il bollo e verificare le ricevute. Per le prestazioni sanitarie rese a persone fisiche, il divieto di fatturazione elettronica tramite SdI è permanente: è stato reso tale dall’articolo 2 del D.Lgs. 81/2025, non è un nuovo sistema introdotto dal 2026.
L’obbligo riguarda anche chi applica il regime forfettario?
Sì, la regola generale è l’emissione della fattura elettronica attraverso il Sistema di Interscambio (SdI), il canale informatico che riceve il file, ne verifica alcuni elementi e lo recapita. L’Agenzia delle Entrate indica tra gli esonerati dall’emissione elettronica gli operatori in regime di vantaggio e quelli in regime forfettario, ma questa pagina informativa riflette una fase precedente: non va usata per concludere che l’esonero sia ancora valido per i forfettari nell’ottobre 2026. La disciplina successiva ha esteso l’obbligo; per le operazioni ordinarie, quindi, prepara il documento in formato XML e trasmettilo allo SdI.
La data pratica da tenere presente è il 1° gennaio 2024, quando l’obbligo è diventato generalizzato per i contribuenti forfettari, dopo un’introduzione progressiva iniziata il 1° luglio 2022 per una parte dei soggetti. Per casi particolari, attività esonerate da fatturazione o operazioni con regole specifiche, verifica la disciplina applicabile prima di emettere il documento. Se stai ancora avviando l’attività, puoi preparare i passaggi amministrativi per aprire la partita IVA distinguendo l’inizio della posizione fiscale dagli adempimenti di fatturazione.
Quali dati e diciture inserire?
La fattura elettronica contiene gli elementi identificativi del cedente e del cliente, la data e il numero progressivo, la descrizione dell’operazione, gli importi e i dati fiscali pertinenti. Nel regime forfettario non addebiti l’IVA secondo il regime ordinario; ciò non significa però che si possa omettere ogni informazione fiscale o selezionare un codice a caso. La dicitura e il codice Natura devono rispecchiare l’operazione e la norma applicabile.
Il regime fiscale non è una categoria unica per ogni prestazione. Verifica soprattutto l’intestazione, la partita IVA o il codice fiscale del destinatario, la descrizione comprensibile del servizio o del bene e la coerenza degli importi. Lo SdI può rilevare dati mancanti, identificativi non validi, duplicati e incoerenze strutturali; non attesta che il trattamento fiscale scelto sia corretto nel merito.
Che cosa cambia per le prestazioni sanitarie?
Per le fatture relative a prestazioni sanitarie rese a persone fisiche, il divieto di fatturazione elettronica tramite Sistema di Interscambio è permanente. L’articolo 2 del D.Lgs. 12 giugno 2025, n. 81 ha modificato l’articolo 10-bis del decreto-legge n. 119 del 2018 rendendo permanente il divieto: non è quindi corretto affermare che il divieto sia terminato il 31 dicembre 2025 o che dal 1° gennaio 2026 sia entrato a regime un nuovo sistema di invio allo SdI. La documentazione parlamentare sull’articolo 2 del D.Lgs. 81/2025 descrive espressamente la misura come permanente; il testo ufficiale del decreto in Gazzetta Ufficiale conferma la disposizione. Il divieto riguarda la fatturazione elettronica tramite SdI per gli operatori IVA che effettuano prestazioni o cessioni sanitarie verso persone fisiche e consumatori finali; non va confuso con l’esenzione dall’obbligo di documentare fiscalmente l’operazione o con gli eventuali adempimenti verso il Sistema Tessera Sanitaria.
Se sei un professionista sanitario in regime forfettario, verifica il flusso applicabile alla specifica prestazione e gli adempimenti connessi, compresi quelli verso il Sistema Tessera Sanitaria quando previsti. Non trasmettere allo SdI la fattura elettronica relativa alla prestazione sanitaria resa a una persona fisica. Non confondere questo divieto con un’esenzione generale per chiunque operi in ambito sanitario: contano il tipo di prestazione, il destinatario e le regole vigenti per il caso concreto.
Come si invia e che cosa significano le ricevute?
Puoi compilare il file con una procedura compatibile, poi inviarlo direttamente o tramite un intermediario. L’Agenzia delle Entrate segnala tre strumenti gratuiti per predisporre la fattura: una procedura web, un software scaricabile per computer e l’app Fatturae per dispositivi mobili. Nel file devono comparire il codice destinatario o l’indirizzo PEC del cliente, se disponibile; il codice destinatario ordinario è composto da 7 caratteri.
Dopo l’invio, controlla l’esito. Una notifica di scarto indica che la fattura non è stata accettata dal sistema: individua l’errore, correggilo e trasmetti nuovamente il documento. Se invece i controlli sono superati ma la consegna al destinatario è impossibile, si tratta di un esito diverso dallo scarto: informa il cliente che il documento è disponibile nella sua area riservata. Le verifiche e le ricevute sono descritte nella guida dell’Agenzia delle Entrate su invio e controlli SdI. In entrambi i casi, l’esito non prova che la fattura sia stata pagata.
Per controllare il ciclo, abbina preventivo o contratto, prestazione svolta, dati ricevuti dal cliente, file trasmesso, ricevuta e incasso. Conserva il riferimento di trasmissione e annota separatamente lo stato dell’invio e quello del pagamento: sono due informazioni diverse. Prima di inviare, verifica anche che non esista già una fattura con la stessa numerazione e che gli importi siano coerenti con l’accordo.
Quando si applica il bollo e come si controlla?
Le fatture senza IVA possono essere soggette a imposta di bollo quando ricorrono i presupposti previsti. Tra i criteri indicati dall’Agenzia, il totale degli importi deve essere superiore a 77,47 euro e l’operazione deve rientrare nelle categorie indicate; la soglia da sola non basta a determinare l’obbligo. Se il bollo è dovuto, l’importo è di 2 euro per fattura. Nel file XML va valorizzato il campo dedicato all’assolvimento del bollo.
L’Agenzia elabora le fatture trasmesse allo SdI per ciascun trimestre solare e rende disponibili due elenchi: l’elenco A per i documenti in cui il bollo è stato indicato e l’elenco B per quelli che potrebbero richiederlo ma non riportano l’indicazione. Il secondo è modificabile: controllalo e verifica se la proposta dell’Agenzia è corretta per ciascun documento. Le modalità e le soglie di versamento, compreso il rinvio possibile quando l’importo complessivo resta entro i limiti stabiliti, sono riepilogate nella guida ufficiale sull’imposta di bollo elettronica.
Per l’organizzazione interna, registra il bollo nel prospetto insieme alla fattura e al trimestre di riferimento, poi confronta i dati del tuo gestionale con gli elenchi dell’area riservata e con il versamento. La procedura dell’Agenzia distingue quattro trimestri solari nell’anno; eventuali termini di pagamento differiti dipendono dalle condizioni previste e non vanno trasformati in una scadenza unica valida per tutti.
Quali controlli fare prima di considerare chiuso il ciclo?
Prima di archiviare una fattura come gestita, verifica che il file sia stato trasmesso, che l’esito sia stato letto e che l’eventuale scarto sia stato corretto. Poi confronta cliente, numero, data, descrizione e importi con i documenti dell’operazione. Se il bollo è dovuto, annotalo e includilo nel controllo trimestrale; se è stata emessa una fattura sanitaria, non inviare tramite SdI quella relativa a una prestazione resa a una persona fisica e verifica gli altri adempimenti applicabili.
Un prospetto semplice può contenere documento, cliente o fornitore, data, riferimento, stato SdI, importo incassato o da incassare e punto ancora da chiarire. È un metodo di lavoro, non una regola legale di conservazione. Se decidi di cessare l’attività, tieni distinta la chiusura della partita IVA dalla gestione delle fatture già emesse e delle relative ricevute: gli adempimenti dopo la cessazione non si esauriscono con l’interruzione degli invii.
