Hai inviato una proforma, il termine indicato è passato e il cliente non ha pagato. Prima di inviare nuovi messaggi o avviare una procedura, controlla che cosa avevate concordato, se il lavoro è stato svolto e quali documenti dimostrano importo e scadenza. La dicitura “proforma” da sola non chiarisce né la natura dell’accordo né la forza delle prove disponibili.
La strada pratica consiste nel ricostruire il credito, chiedere il pagamento in modo documentabile e conservare le risposte. Se emergono contestazioni, dubbi sulla fatturazione o importi rilevanti, è opportuno valutare il caso con un professionista legale e, per gli aspetti fiscali, con il commercialista.
Che cosa dimostra davvero la proforma non pagata?
Parti dalla distinzione tra richiesta di pagamento e fattura emessa. Il documento chiamato “proforma” può essere stato usato per anticipare importo e coordinate di pagamento, ma la sua intestazione non risolve da sola la questione: conta che cosa è stato concordato, quale attività hai svolto e come le parti hanno trattato il documento. Non presentare la proforma come prova automatica del credito o come fattura fiscale definitiva.
Raccogli la conferma dell’incarico, il preventivo accettato, il contratto o lo scambio di messaggi in cui risultano prestazione, prezzo e condizioni. Aggiungi gli elementi che attestano il lavoro: file consegnati, verbali, rapporti di attività, e-mail di approvazione o richieste di modifica. Se il cliente ha riconosciuto il debito, anche una risposta che promette una data di pagamento può essere rilevante per ricostruire la vicenda. Conserva i messaggi nella forma originale, con mittente e data leggibili.
La disciplina IVA va verificata separatamente dal recupero del credito. L’articolo 6 del DPR 633/1972 stabilisce, in via generale, che le prestazioni di servizi si considerano effettuate al pagamento del corrispettivo, ma contempla anche l’ipotesi in cui una fattura sia emessa prima: in tal caso l’operazione si considera effettuata, limitatamente all’importo fatturato, alla data del documento. L’articolo 21 disciplina l’emissione e i contenuti della fattura. Perciò, prima di trasformare o sostituire una proforma, verifica le circostanze e il regime fiscale con il commercialista, facendo riferimento al DPR 633/1972. (normattiva.it)
Quali controlli fare prima di sollecitare?
Prima di scrivere al cliente, ricontrolla i dati che rendono la richiesta chiara e verificabile:
- chi è il debitore effettivo: persona, ditta o società indicata nell’accordo;
- quale prestazione hai eseguito e quando è stata consegnata;
- come è stato concordato il compenso e se sono previste condizioni o contestazioni;
- quale importo è ancora dovuto, tenendo conto di eventuali acconti o pagamenti parziali;
- quale data di pagamento era stata concordata e se è già trascorsa;
- se il cliente ha contestato per iscritto qualità, quantità o completamento del lavoro.
Controlla anche che l’IBAN e i riferimenti siano corretti e che la richiesta non sia già stata pagata con una causale diversa. Se l’importo comprende spese o componenti ulteriori, distinguili e verifica su quale accordo si basano. Non aggiungere interessi, penali o spese di recupero senza avere verificato il fondamento contrattuale e normativo applicabile.
Meglio un promemoria o una richiesta formale?
Se la scadenza è appena passata e non ci sono contestazioni, puoi iniziare con un messaggio cortese: indica il riferimento della proforma, l’importo, la data concordata e chiedi se il pagamento è già stato disposto o se esiste un problema da chiarire. Una telefonata può aiutare a capire la situazione, ma dopo il colloquio invia un breve riepilogo scritto, così da conservare una traccia.
Se il primo contatto non produce risposta, manda un sollecito più preciso con un canale che lasci prova dell’invio e della consegna. La PEC può essere adatta quando entrambe le parti dispongono di un indirizzo utilizzabile; in alternativa, valuta un altro mezzo tracciabile coerente con il rapporto. La comunicazione dovrebbe identificare le parti, descrivere l’incarico e la prestazione, richiamare l’importo e la scadenza, indicare come pagare e chiedere una risposta entro una data ragionevole scelta in base al caso. Evita minacce automatiche o formule che affermino conseguenze giuridiche non verificate.
La costituzione in mora non è una formula da copiare senza valutazione: l’articolo 1219 del codice civile disciplina quando il debitore è costituito in mora, e l’effetto concreto dipende dalla situazione e dal contenuto della comunicazione. Se vuoi che il sollecito abbia anche questa funzione, oppure il cliente contesta il debito, chiedi al legale di controllare destinatario, importo, fondamento e modalità di invio.
Quando ha senso rivolgersi a un legale?
Un confronto legale è particolarmente utile se il cliente nega l’incarico o la prestazione, sostiene che il lavoro fosse difettoso, contesta l’importo, non è il soggetto che aveva commissionato il servizio o ha proposto una soluzione che non sai se accettare. È prudente consultare un professionista anche quando il credito è rilevante rispetto alla tua attività, la controparte è insolvente o la documentazione presenta lacune.
Il decreto ingiuntivo non discende automaticamente dalla presenza di una proforma. L’articolo 633 del codice di procedura civile prevede condizioni per chiedere al giudice un’ingiunzione, tra cui un credito di somma liquido ed esigibile e la prova scritta; l’articolo 634 disciplina documenti considerati idonei in specifiche ipotesi. Il testo vigente include, per determinate categorie di crediti, anche fatture elettroniche trasmesse tramite Sistema di interscambio. Questo non equivale a dire che una proforma, da sola, soddisfi sempre i requisiti: valuta insieme al legale contratto, prove di esecuzione, fattura eventualmente emessa e contestazioni. Il riferimento è il codice di procedura civile. (normattiva.it)
Anche i termini contano. L’articolo 641 del codice di procedura civile prevede, in via ordinaria, un termine per l’adempimento indicato nel decreto, mentre gli articoli successivi regolano possibili sviluppi e opposizioni. Non trasformare questo dato in una previsione sulla durata complessiva o sull’esito: la procedura dipende dal caso e dagli atti del giudice. Chiedi al legale di verificare presupposti, costi, competenza e alternative prima di procedere.
Quali documenti conservare e come verificare l’esito?
Crea una cartella unica con proforma e versioni inviate, preventivo o contratto, accettazione dell’incarico, prove della prestazione, comunicazioni, solleciti, ricevute di consegna e documenti relativi a eventuali pagamenti. Registra in una nota la data di ogni contatto, il canale usato, la risposta ricevuta e il passo successivo. Per organizzare scadenze e documenti della tua attività, puoi adottare un metodo di archiviazione ordinato, distinguendo le scelte pratiche dagli obblighi applicabili, come descritto per organizzare documenti e scadenze.
Dopo il sollecito, verifica l’accredito sul conto e confronta l’importo con quanto richiesto: un messaggio del cliente che annuncia il pagamento non prova che la somma sia arrivata. Se ricevi un pagamento parziale, annota il residuo e chiedi conferma scritta di come il debitore intende saldarlo. Se non arriva risposta o la contestazione resta aperta, passa al professionista con una cronologia essenziale e i documenti già ordinati. Conservare le prove e aggiornare lo stato della pratica aiuta a decidere il passo successivo; non sostituisce la verifica legale o fiscale necessaria nel singolo caso.
