Che cosa dimostra una PEC
La PEC, inviata da casella PEC a casella PEC, rilascia ricevute con data e ora che attestano l’invio e la consegna del messaggio. La consegna è valida anche se il destinatario non apre la casella. La PEC è un sistema di trasmissione, non sostituisce la firma del documento. Attiva la casella presso un gestore qualificato e conserva sempre le ricevute di accettazione e consegna AgID, posta elettronica certificata (consultazione 2026-09-19).
Verifica l’indirizzo PEC del destinatario prima di inviare, inserisci nell’oggetto un riferimento utile e archivia insieme messaggio, allegati e ricevute in una cartella dedicata.
Che cosa garantisce la firma
La firma elettronica qualificata o digitale garantisce autenticità dell’autore, integrità del file e non ripudio. Non va confusa con un’immagine della firma apposta su un PDF: l’immagine non dà le stesse garanzie. Dopo aver firmato, verifica l’esito con il software previsto e conserva il file firmato insieme al rapporto di verifica AgID, servizi fiduciari qualificati (consultazione 2026-09-19).
Prepara il documento definitivo prima di firmare, applica la firma sul file corretto e controlla che il controllo di integrità sia positivo.
Quando servono entrambe
Ci sono procedure in cui servono sia firma digitale sia PEC. Per la presentazione della Comunicazione Unica al Registro Imprese sono richiesti, tra i prerequisiti, la firma digitale per sottoscrivere la pratica e un domicilio digitale/PEC per ricevere le ricevute; è inoltre necessario l’accesso Telemaco per l’invio Registro Imprese, prerequisiti (consultazione 2026-09-19). Non estendere questo requisito a ogni attività professionale fuori da tale procedura.
Quando devi dimostrare l’avvenuta consegna di un documento che deve anche essere integro e attribuibile, firmalo digitalmente e invialo tramite PEC, conservando file firmato e ricevute.
Controlli prima e dopo l’invio
- Prima: controlla l’indirizzo PEC del destinatario; verifica che il file sia la versione finale; se richiesto, applica la firma digitale e verifica l’esito con lo strumento di verifica previsto.
- Invio PEC: invia da PEC a PEC, verifica la ricezione delle ricevute di accettazione e consegna; se manca una ricevuta, controlla gli avvisi del gestore.
- Archiviazione: conserva insieme file originale, file firmato, messaggio PEC e ricevute. Per non perdere pezzi, definisci un metodo per organizzare documenti e scadenze coerente con il tuo lavoro.
- Manutenzione: monitora la capacità della casella PEC e pianifica la pulizia periodica, salvando prima i messaggi e le ricevute rilevanti.
