Un cliente ti chiede un documento prima di pagare, oppure vuoi controllare con lui importi e dati prima di trasmettere la fattura elettronica. In questi casi puoi valutare una proforma: è un documento informativo, non la fattura definitiva. La distinzione conta perché chiamare un documento “proforma” non basta, da solo, a escludere gli effetti fiscali di una fattura già emessa o di un pagamento ricevuto.
Che cos’è una proforma e a cosa serve
La proforma è un documento preliminare con cui il professionista o l’impresa comunica al cliente i dati di una somma da pagare, per esempio il corrispettivo previsto per un incarico o per una fornitura. Può servire a controllare intestazione, descrizione e importo, oppure a chiedere il pagamento secondo quanto concordato. Non è però una categoria di fattura fiscale con effetti propri: il suo valore pratico dipende da come viene redatta e da cosa succede nella transazione.
Per evitare equivoci, indica in modo visibile “proforma” o “documento proforma” e chiarisci che non si tratta della fattura fiscale. Puoi riportare i dati identificativi delle parti, la descrizione del servizio o del bene, l’importo e le istruzioni di pagamento. Considerali dati utili a informare il cliente, non una lista che trasforma il documento in fattura. Mantieni inoltre una numerazione o un riferimento interno separato da quello delle fatture definitive.
La proforma può aiutare a prevenire correzioni, ma non determina da sola il momento fiscale dell’operazione. In base all’articolo 6 del DPR 633/1972, per i beni mobili il momento rilevante è in via generale la consegna o la spedizione; per i servizi, il pagamento del corrispettivo. La stessa norma considera anche il caso in cui la fattura venga emessa, o il corrispettivo pagato, prima degli eventi ordinari: gli effetti riguardano l’importo fatturato o pagato. Il testo dell’articolo 6 del decreto IVA è quindi un riferimento per distinguere una proforma non fiscale da una fattura effettivamente emessa. Casi particolari possono cambiare l’analisi.
Quando usare la proforma e quando emettere la fattura
Puoi usare la proforma se devi presentare una richiesta preliminare o sottoporre al cliente un riepilogo da verificare prima dell’emissione fiscale. Per esempio, se le parti devono controllare l’indirizzo di fatturazione o la descrizione dell’attività, il documento può rendere visibili i dati in anticipo. Se il cliente deve invece ricevere la fattura fiscale, la proforma non la sostituisce: occorre predisporre il documento previsto e seguire il relativo processo di emissione.
Una distinzione pratica è questa: la proforma propone o riepiloga una richiesta; la fattura definitiva documenta fiscalmente l’operazione secondo le regole applicabili. L’articolo 21 del DPR 633/1972 disciplina i dati della fattura, tra cui la data e la numerazione progressiva, le parti, la natura e la qualità dei beni o servizi e gli elementi necessari per determinare la base imponibile. La legge stabilisce inoltre quando la fattura si considera emessa. Perciò, evita di attribuire alla proforma un numero di fattura definitivo o di presentarla con diciture e modalità che possano farla apparire come la fattura già emessa.
Per le fatture elettroniche, la distinzione si riflette anche nel canale: la fattura deve seguire le modalità previste per l’invio tramite Sistema di Interscambio. L’Agenzia delle Entrate descrive nella sua guida alla compilazione delle fatture elettroniche il tipo documento TD01 per la fattura e TD02 per l’acconto o anticipo su fattura; per gli acconti o anticipi su parcella è indicato TD03. Questi codici appartengono al tracciato della fattura elettronica: non sono etichette da assegnare alla proforma inviata come semplice documento informativo.
Servizi e beni non seguono lo stesso momento fiscale
Per una prestazione professionale, inviare una proforma prima dell’incasso non equivale di per sé a emettere una fattura. Ma se ricevi il pagamento, anche parziale, non trattarlo come un dettaglio separato dal documento: l’articolo 6 prevede, in via generale, che le prestazioni di servizi si considerino effettuate al pagamento del corrispettivo. La disposizione contempla anche il pagamento parziale e l’emissione anticipata della fattura, limitatamente all’importo interessato. Se chiedi un acconto, chiarisci con il tuo consulente come documentarlo e quando emettere la fattura pertinente.
Per i beni mobili, il criterio generale è diverso: la cessione si considera effettuata alla consegna o spedizione. Una proforma inviata prima della consegna può anticipare le condizioni economiche, ma non determina da sola il momento fiscale. Pagamenti anticipati, consegne ripartite, clausole contrattuali o regole specifiche possono richiedere una valutazione ulteriore. Non dedurre dalla sola data della proforma quando emettere la fattura: confronta il caso concreto con il professionista che segue la contabilità.
Se la proforma riguarda un bene e un servizio insieme, o una prestazione articolata in fasi, descrivi distintamente le voci e le condizioni di pagamento. Questo rende più semplice capire a quale parte si riferisce un eventuale acconto e collegare il documento successivo al lavoro svolto o alla fornitura. Non usare la proforma per anticipare un trattamento IVA incerto: una verifica formale del documento non stabilisce quale regime fiscale sia corretto per l’operazione.
Quali dati inserire e come gestire la proforma
Prima di inviarla, controlla che il cliente possa identificare facilmente chi la emette, a quale prestazione o fornitura si riferisce e quale importo viene richiesto. Una procedura semplice può essere:
- Verifica nome o denominazione e dati comunicati dal cliente, insieme all’indirizzo di fatturazione quando necessario.
- Descrivi il servizio o il bene in modo coerente con l’accordo e indica eventuali fasi o acconti senza confonderli con importi già fatturati.
- Riporta il totale e le modalità di pagamento concordate. Non esporre IVA o altre voci come se fossero definitive se il trattamento non è stato verificato.
- Evidenzia che il documento è una proforma e conserva una copia collegata al preventivo, al contratto o all’ordine.
- Quando si verifica il presupposto per emettere la fattura, prepara il documento fiscale con i dati aggiornati e invialo secondo le regole applicabili.
La proforma non è un sostituto del ciclo della fatturazione elettronica: dopo la sua trasmissione al cliente, restano da gestire la fattura definitiva, l’invio e le ricevute quando dovuti. Organizzare insieme ordine o incarico, prestazione effettuata, proforma, pagamento e fattura riduce il rischio di duplicare una richiesta o perdere traccia di un acconto. Puoi conservare la proforma come documento di lavoro, distinguendola chiaramente dalle fatture emesse.
Come verificare che la fattura definitiva sia corretta
Prima dell’invio, confronta la fattura con l’accordo e con la proforma: identità delle parti, descrizione, importi e pagamenti già ricevuti devono essere coerenti. Se un dato è cambiato, aggiorna il documento fiscale invece di riutilizzare automaticamente il file preliminare. La proforma non autorizza a copiare importi o indicazioni IVA senza controllo, né un esito positivo dei controlli tecnici certifica la correttezza fiscale dell’operazione.
Per verificare i campi e le incongruenze più comuni, puoi seguire i controlli prima dell’invio e conservare la ricevuta restituita dal Sistema di Interscambio. Se la fattura viene scartata o risulta non consegnata, distingui i due esiti leggendo la ricevuta: uno scarto richiede di correggere il documento e ritrasmetterlo; la mancata consegna non coincide automaticamente con uno scarto. La ricevuta di trasmissione o consegna aiuta a capire quale passaggio è riuscito, ma non dimostra che il cliente abbia pagato.
Anche l’imposta di bollo va valutata sulla fattura elettronica effettivamente emessa, quando ricorrono le condizioni previste, e non applicata automaticamente alla proforma soltanto perché riporta un importo. L’Agenzia delle Entrate, nella pagina dedicata al bollo sulle fatture elettroniche, descrive i controlli riferiti ai documenti elettronici emessi con il tracciato di fattura. La pagina segnala, tra i casi considerati, operazioni di importo superiore a 77,47 euro con specifiche nature IVA e ulteriori condizioni: non è una soglia generale che rende ogni proforma soggetta a bollo.
Quando ricevi il pagamento, registra la data e collegala al documento corretto. Se l’incasso precede la fattura o riguarda soltanto una parte del corrispettivo, non lasciare che la proforma faccia da unico riscontro contabile: verifica quale documento fiscale occorre emettere e per quale importo. In caso di dubbi, chiedi al commercialista prima di inviare una fattura con dati o trattamento IVA non verificati.
