Preparare il documento
Hai erogato la prestazione o consegnato il bene e devi emettere la fattura elettronica. Prima di generare il file, allinea preventivo/accordo, prestazione effettivamente resa e dati da inserire in fattura.
Verifica che siano presenti e coerenti gli elementi che il Sistema di Interscambio controlla formalmente: identità di fornitore e cliente, identificativi fiscali, numero e data del documento, natura dell’operazione, importi e IVA applicabile, indirizzo di consegna per il recapito tramite SdI e coerenza aritmetica di righe e totali (Agenzia delle Entrate, 2026-09-19). Per un ripasso pratico dei controlli formali, vedi i controlli della fattura elettronica.
Concorda con il tuo consulente come gestire eventuali correzioni e note di variazione. Prepara un riferimento interno univoco da richiamare nel documento e nei tuoi registri.
Seguire l’invio attraverso SdI
Invia la fattura tramite il Sistema di Interscambio. Lo SdI effettua i controlli formali e restituisce una ricevuta di scarto, di consegna o di mancata consegna (Agenzia delle Entrate, 2026-09-19).
- Salva l’identificativo di trasmissione SdI e la ricevuta associata in una cartella di lavoro condivisa.
- Traccia lo stato del documento in una tabella semplice: inviato, consegnato, mancata consegna, scartato.
- Non dedurre mai l’avvenuto pagamento dallo stato di consegna SdI; incasso e trasmissione sono processi distinti.
Distinguere scarto e mancata consegna
- Scarto: la fattura non è emessa. Devi leggere la motivazione indicata nella ricevuta, correggere la causa e ritrasmettere (Agenzia delle Entrate, 2026-09-19).
- Mancata consegna: i controlli sono superati ma il recapito al cliente non è riuscito. Non è uno scarto. Come fornitore devi informare il cliente che il documento è disponibile nel suo spazio di consultazione. Usa una comunicazione chiara citando numero, data e identificativo di trasmissione.
Collegare fatture e pagamenti
Per governare l’intero ciclo, affianca alla fattura un registro operativo che metta in relazione:
- documento
- cliente/fornitore
- data e riferimento interno
- stato di trasmissione SdI
- incasso/pagamento e prova associata
- punti da chiarire
Conserva insieme alla fattura le ricevute di trasmissione e le prove di pagamento. Segnala i documenti mancanti, evita doppie versioni e distingui sempre la data del documento dalla data di incasso. Concorda con il consulente una frequenza di scambio dei materiali adeguata alla tua attività e usa un metodo ordinato per organizzare documenti e scadenze.
