Partire da una scadenza verificata
Per costruire uno scadenzario di lavoro, associa ogni voce a una fonte e a una persona incaricata. Puoi partire da questi campi:
| Campo | Scopo |
|---|---|
| Adempimento | Cosa devi fare o l’appuntamento fissato |
| Fonte verificata | Il riferimento che conferma l’adempimento: link o documento |
| Scadenza | La data operativa a cui ti coordini |
| Responsabile | Chi esegue |
| Data interna | Quando inizi la preparazione |
| Preparazione | Cose da raccogliere e controllare |
| Stato | Da fare, in preparazione, inviato, completare, da correggere |
| Prova | La traccia oggettiva di chiusura |
Un esempio: «Appuntamento già concordato con il commercialista».
- Fonte verificata: conferma di calendario o email.
- Scadenza: giorno dell’appuntamento.
- Preparazione: elenco dei documenti utili per quell’incontro.
- Prova: nota della consegna effettuata e file trasmessi.
Se ti serve un metodo per archiviare i file collegati alle voci, vedi organizzare documenti e scadenze.
Assegnare un responsabile e una data di preparazione
Individua un responsabile per ciascuna voce: è la persona che esegue o coordina, anche quando deleghi parti a un consulente esterno. Aggiungi una data interna per iniziare la preparazione prima della scadenza, così la voce passa dallo stato «da fare» a «in preparazione» con azioni chiare.
Nella sezione «Preparazione» elenca attività verificabili, ad esempio:
- recuperare le ricevute SdI pertinenti della pratica;
- raccogliere eventuali ricevute PEC collegate all’invio di documenti;
- verificare che i file allegati siano la versione corretta;
- annotare domande aperte da discutere al prossimo appuntamento.
Chiudere la voce con una prova
Chiudi solo con una prova oggettiva, distinguendo la «trasmissione» dal «completamento» dell’adempimento.
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Fatture via SdI: il Sistema di Interscambio rilascia ricevute di scarto, di consegna o di impossibilità di consegna. Uno scarto significa che la fattura non è stata emessa: correggi la causa e reinvia. L’impossibilità di consegna non è uno scarto dopo controlli formali superati: il documento è messo a disposizione nell’area del cliente e il fornitore deve informarlo (Agenzia delle Entrate, controlli e ricevute SdI). Nel tuo scadenzario, la «prova» è l’identificativo di trasmissione con la ricevuta coerente e la nota sull’informativa al cliente quando serve.
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Invii via PEC: un invio da PEC a PEC fornisce ricevute che attestano invio e consegna; il messaggio è considerato consegnato anche se la casella non viene letta (AgID, posta elettronica certificata). Come prova allega i file delle ricevute di accettazione e consegna insieme al documento inviato.
Aggiorna lo stato solo quando hai la prova corretta e, se è richiesta un’azione successiva, apri una nuova voce collegata con la sua fonte verificata.
